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Aportes de Regularis a su gestión regulatoria

Regularis es una herramienta que permite tener un alto nivel de trazabilidad durante todo el proceso regulatorio, además de centralizar y almacenar toda la información y documentación necesaria para solicitar los permisos sanitarios de cualquier producto, todo en un mismo sitio para mayor comodidad.


Con el fin de proporcionar un mayor entendimiento sobre las funcionalidades que posee el Sistema Regularis, y su versatilidad independientemente del tamaño o las necesidades de los diferentes negocios que requieren obtener permisos sanitarios para la comercialización de sus productos, a continuación, se presentan dos casos de negocio diferentes:


- Cecilia y Cinthya trabajan en el departamento de asuntos regulatorios de una empresa de Retail ubicada en la Ciudad de Panamá, ambas pasan sus días de trabajo elaborando la documentación necesaria para que la empresa pueda vender sus productos propios e importados en la República de Panamá. La cantidad de Artículos que venden son 5000, de los cuales 3500 son de productos regulados. Una de sus actividades diarias más importantes es chequear el vencimiento de los permisos de venta de cada uno de los productos y así evitar que estos caduquen.


- Carlos tiene una empresa que elabora productos higiénicos, empezó elaborando fijador de cabello desde su casa y hoy tiene una pequeña empresa, su catálogo de productos se ha diversificado grandemente en Costa Rica. Carlos vende a grandes cadenas de supermercados, tiendas de cosméticos e incluso a pulperías o tiendas pequeñas. Los permisos sanitarios de la empresa se llevan en un pequeño Excel que se revisa de forma esporádica, pero, el año pasado Carlos perdió un contrato que tenía con una empresa multinacional ya que se le venció el permiso sanitario de un producto para su venta en Costa Rica y la empresa tuvo que retirar los estantes de todos los productos con permisos sanitarios vencidos, y además, estuvo con muchos problemas de liquidez por varios meses.


La gestión regulatoria de una empresa requiere de un trabajo minucioso, controlado y oportuno, por esto Regularis fue desarrollado para solventar estas necesidades, ya que permite tener control absoluto de sus trámites regulatorios.


En los casos de negocio que previamente se mencionaron, tanto la compañía de Panamá como la empresa de Carlos, a pesar de la diferencia que poseen sus compañías en cuanto a tamaño, comparten algo, sus productos requieren de permisos otorgados por entes reguladores de diferentes países para poder ser comercializados, y el hecho de no tener un permiso al día ocasiona que no puedan vender sus productos. Es en este punto donde se vuelve fundamental el papel que tiene la herramienta Regularis, porque aporta a toda la gestión de una forma centralizada.


Algunos de los aportes más significativos que ofrece Regularis a la gestión regulatoria son:


Fichas de productos

Permite agregar fichas de productos por categorías, para lo cual podrá ingresar los productos que deban ser regulados de una forma categorizada y ordenada. Todos los productos con los que su negocio cuente pueden ser utilizados para crear trámites regulatorios dentro del sistema.


Trámites de marca

Permite crear trámites de marca para los diferentes países del mundo, cada trámite de marca permite ingresar archivos e información relacionada a este. Una vez creado el trámite de marca, podrá acceder a toda la información y archivos relacionados, todo en un mismo lugar.


Trámites regulatorios

Permite crear un trámite regulatorio asociado a un producto en su totalidad, desde el inicio del trámite hasta su aprobación. Además, permite registrar las prevenciones efectuadas por el ente regulador, adjuntar archivos, manejar estados y muchas otras funcionalidades que garantizarán el orden de los documentos y evitarán que se olvide el registro de estos.


Alertas

Posee un centro de alertas para modificaciones en módulos específicos del sistema, es decir, cuando se crea o edita un trámite, el sistema emitirá una notificación al correo electrónico de las personas interesadas o a cargo de los trámites. Además, está funcionalidad es totalmente personalizada, ya que se puede elegir a quienes deban recibir estas notificaciones.


Reportes

Consta de un sistema de reportería, el cual ya se encuentra definido, para brindar información relevante en la toma de decisiones de su negocio. Es posible exportarlos, con el fin de que puedan ser analizados a mayor detalle.


Usuarios ilimitados

Con Regularis puede crear tantos usuarios como necesite su organización, lo cual incluirá un rol específico para procurar que sus colaboradores puedan realizar únicamente las funciones que competen a su puesto dentro del sistema y evitar accesos innecesarios a la información.


Bitácoras

Toda acción que cualquiera de los usuarios realice dentro de Regularis quedará registrada por medio de sus bitácoras. En ella se pueden visualizar a detalle los cambios, ingresos y eliminaciones en el sistema, también se incluye la hora y fecha en la que se realiza la acción.


Gestión regulatoria centralizada

Como se ha mencionado anteriormente, permite unificar todo en un mismo lugar, el sistema le permitirá crear procesos regulatorios y poder adjuntar la documentación de las diferentes fases del proceso. Cada vez que necesite buscar un permiso que le fue otorgado por su ente regulador, no tendrá que buscar en las carpetas de su computadora, en Regularis con tan solo abrir el trámite, podrá visualizar todo el flujo, desde su creación hasta su aprobación.


Adaptabilidad

Por último, cabe destacar que el sistema es 100% adaptable a su organización, por lo cual, si su negocio tiene particularidades en los procesos, es posible atenderlas y adaptarlo a sus necesidades específicas.

Regularis tiene la capacidad de brindarle muchos beneficios a los procesos regulatorios de su organización, pero el más importante es ser un aliado para su gestión regulatoria.

¡Tome el Control!

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